Урок 4.1. Площадка
Как выбрать ресторан. На что обращать внимание и какие вопросы задавать менеджеру площадки.
А также чек-лист по меню
Важно!
С точки зрения картинки площадка – это 50% успеха и потраченного бюджета на декор
Критерии отбора площадки
- Ваши пожелания и предпочтения
- Цена
- Сезон
- Сервис
- Качество еды
- Местоположение
- Репутация
- Новизна
- Уединенность
Идеальная площадка – та, на которой весь свадебный день проходит в одном месте, начиная от сборов невесты и заканчивая последним аккордом свадьбы!
Наверное этот совет покажется вам весьма сомнительным, но, поверьте, это только на первый взгляд! Многие думают, что идеальная свадебная площадка – это слишком дорого, и дабы сэкономить, Вы лучше найдете ресторан в черте города. Да, ресторан подходит Вам по бюджету, стоимость меню весьма привлекательна, гости легко смогут до него добраться, НО этот ресторан не подходит под ваш стиль свадьбы, поэтому придется потратить внушительную сумму на декор, арендовать стулья и текстиль, а еще церемония на другом конце города, а это дополнительные траты на аренду и транспортировку всех гостей, а пробки и ваши нервы, а еще же дополнительные траты на номер в отеле для сборов и для первой брачной ночи, локация для фотосессии и пр. и пр.
Как результат: никакой существенной экономии, а нервов и времени на подготовку ушло в два, а то и в три раза больше.
Да, вначале стоимость площадки, которая идеально подходит под вашу концепцию и на которой можно провести весь день свадьбы, начиная от сборов и заканчивая вечерней программой, покажется вам довольно высокой, Но, поверьте, это лучший способ сэкономить бюджет. Помните, что в стоимость этой локации уже заложено стильное оформление, фон для фотосессии, а в большинстве случаев номера для молодоженов, и прочие бонусы.
Поэтому хорошенько взвесьте все ЗА и ПРОТИВ при выборе ресторана или загородной площадки
рекомендации по выбору площадки на свадьбу
1. ПОСЕТИТЕ ЛОКАЦИЮ НЕСКОЛЬКО РАЗ
С первого раза оценить все достоинства и недостатки площадки невозможно, поэтому не стесняйтесь ездить на потенциальное место проведения свадьбы столько раз, сколько нужно. Особенно, если свадьба планируется летом, а поиском вы занялись еще зимой. Приезжайте вместе с подрядчиками, которые будут заниматься оформлением и съемкой вашего дня. Они помогут оценить свет, внешний вид и продумать потенциальное зонирование.
2. ПООБЩАЙТЕСЬ С МЕНЕДЖЕРОМ ПЛОЩАДКИ ЛИЧНО
Насколько он знает меню, порядок работы официантов; насколько готов ответить на любые вопросы и пойти навстречу, подобрать все параметры площадки индивидуально под Вас; насколько он пунктуален, приветлив и вежлив? Если что-то в его поведении вас настораживает, еще раз пересмотрите свое решение – конфликты с площадкой в процессе подготовки вам точно не нужны.
3. ПРОДУМАЙТЕ ПЛАН «Б»
Если вы забронировали площадку под открытым небом, обязательно продумайте запасной план на случай дождя или похолодания. Узнайте, можно ли арендовать тент или шатер, есть ли возможность установить на площадке обогреватели, подготовьте запасную локацию для фотосессии.
БЮДЖЕТ
Из чего складывается бюджет на ресторан / площадку?
⇓ ⇓ ⇓
АРЕНДА ПЛОЩАДКИ + МЕНЮ НА ПЕРСОНУ + ФУРШЕТ НА ПЕРСОНУ + ПРОБКОВЫЙ СБОР НА АЛКОГОЛЬ + 10% СЕРВИСНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ
⇑ ⇑ ⇑
Расходы на площадку – это не только стоимость аренды или средний чек на одного человека. Чтобы избежать незапланированных расходов, уточните у менеджера площадки:
- Входят ли в средний чек безалкогольные и алкогольные напитки?
- Есть ли депозит? Минимальная стоимость депозита?
- Можно ли привозить свои алкогольные напитки, сколько составляет пробковый сбор?
- Включен ли сервис в стоимость аренды?
- Включен ли пробковый и сервисный сбор в депозит?
- Есть ли на площадке свое световое и звуковое оборудование, берутся ли дополнительные деньги за использование такого оборудования?
- Сколько часов включено в стоимость аренды, и по какому тарифу оплачиваются дополнительные часы (например, ранний монтаж или позднее окончание праздника)?
РАСПОЛОЖЕНИЕ
Идеальная площадка для любой свадьбы — та, на которой можно провести и сборы невесты, и фотосессию, и праздничный ужин. Если же такую локацию найти не получается, ищите ту, которая находится рядом с местом съемки или сборов невесты, чтобы не портить настроение пробками.
ОГРАНИЧЕНИЯ НА ПЛОЩАДКЕ
У каждого ресторана, банкетного зала или загородного отеля есть свой список ограничений: например, запрет на использование пиротехники, на громкую музыку после определенного времени, ограничение на ввоз своей еды. Обязательно уточните заранее все существующие ограничения на конкретной площадке, т.к. это может существенно повлиять на сценарий и декор свадьбы:
- Можно ли устанавливать свадебную арку или другие масштабные конструкции на территории площадки?
- Нужно ли заранее согласовать список подрядчиков, которые будут работать на свадьбе?
- Можно ли использовать конфетти или бенгальские огни, зажигать свечи в зале?
- Можно ли привезти свою мебель и убрать с площадки ту, которая не подходит вам по стилю?
- Можно ли использовать стулья с банкета на выездной регистрации брака, кто их будет расставлять и переносить из зоны банкета в зону церемонии и обратно?
ВОЗМОЖНОСТЬ ПРОВЕДЕНИЯ ВЫЕЗДНОЙ ЦЕРЕМОНИИ
Не все свадебные площадки имеют отдельное, специально оборудованное место для церемонии. Поэтому заранее уточните этот вопрос, если хотите избежать лишних разъездов в день свадьбы. Основные критерии, на которые стоит обратить внимание:
- Должно быть достаточно места для стульев и размещения всех гостей.
- Площадка не должна бы проходной, и доступ к ней должен быть только у ваших гостей.
- На фоне, где потенциально будет располагаться арка, не должно быть ярких или других бросающихся в глаза объектов.
- Дополнительный плюс, если рядом с местом для церемонии будет площадка для приветственного фуршета, чтобы гостям было удобно перемещаться между различными зонами.
Основные вопросы к площадке
Дополнительные вопросы к площадке
- Банкетный инвентарь (столы, стулья, подсобные столики)
Стоит утвердить, какие столы и стулья будут на банкете, куда убираются лишние стулья, чтобы они не портили общий вид, возможно ли использовать банкетные стулья на регистрации, и кто их будет переносить, предоставляют ли столики для цветов, подарков, для Ди-джея, внешний вид?
- Банкетный текстиль (виды, размеры, цвета)
Обратите внимание на длину скатертей. В идеале они должны быть до пола!
- Стекло (количество, вид, цвет, сочетаемость)
- Подача горячего (в обнос, порционно, по опросу 50/50)
- Наличие тележки для торта, ножа, лопатки. Их внешний вид
- Клининг на площадке
- Работа службы безопасности
- Комплектность смены банкетной службы
- Документация на ввоз/вывоз, монтаж/демонтаж
- Эвакуационные выходы
Не забудьте взять с собой список вопросов на площадку!
Скачать список вопросов к площадке
Что должно быть утверждено с рестораном
- Договор
- Меню
- Алкоголь, способ контроля (пробки, бутылки – подписать, сделать стикеры)
- Число официантов на мероприятии, их внешний вид
- Время монтажа и демонтажа
- Время банкета, оплата за продление
- Время подачи блюд
- Списки на въезд
- Схемы расположения столов, стульев. Уточнить когда и кто все расставляет
- Скатерти, чехлы – если берете в ресторане
- Сервировка
- Наличие необходимой мощности электричества для работы ресторана и шоу-программы (добавляем 1 кв.м. на него же при расчете танцпола).
Полезные цифры по ресторану
- 9-10 – это максимальное количество госте за стандартным круглым столом, диаметр которого 180 см (европейская рассадка). На практике они могут вместить до 12, но тогда гости будут соприкасаться локтями и особенно неудобно будет, если среди сидящих есть крупные гости. Если Вы хотите рассадку “кабаре” (чтобы у гостей был максимально удобный обзор), то рассчитывайте порядка 6-7 человек за одним столом.
- Идеально, когда официант обслуживает 1 стол. Меньше, чем 2 официанта на 3 стола соглашаться не стоит. У стола молодоженов обязательно должен быть свай официант.
- 1,5 – именно столько кв. м. оптимально на одного гостя + добавляем 1 кв.м. на него же при расчете танцпола.
Пример: На свадьбе планируется 40 гостей. Значит площадь зала должна быть около 100 кв.м. Площадь ресторана не должна быть НАМНОГО больше этой цифры, иначе зал будет казаться пустым.
Как рассчитываем?
40 гостей * 1,5 кв.м = 60 кв.м. для банкета
40 гостей * 1 кв.м = 40 кв.м. для танцпола
Площадь = 60 + 40 = 100 кв.м.
КОГДА СТОИТ ОТКАЗАТЬСЯ ОТ ПЛОЩАДКИ
∇
Очень сложный договор
В договоре что-то вводит вас в заблуждение? Некоторые пункты сформулированы непонятно или двусмысленно? Помните, что договор на то и договор, что стороны договариваются. И в договор можно вносить изменения по согласованию сторон. Он должен устраивать не только площадку, но и клиента, а именно ВАС! Если площадка на это не идет, задумайтесь!
∇
Также вспомните про способы оптимизации бюджета из предыдущего блока!
- Затраты на ресторан не должны превышать 35% от общего бюджета свадьбы
- Никогда не соглашайтесь, без детального изучения, на банкетное меню ресторана
- Можно уменьшать количество часов мероприятия, например, не 5-6 часов, а 4-5 часа
- Уделите внимание более сытным блюдам
- Разделите горячие закуски на 2 человека (например, при подаче блинчиков)
- Избегайте ночного монтажа при декоре площадки! За это обычно взимается дополнительная плата. Ваши декораторы могут привезти уже готовые композиции.
- Если у вас планируется насыщенная программа, выбирайте площадку, на которой весь свадебный день планируется в одном месте! Если же бюджет ограничен, отдайте предпочтение ресторану в черте города, тем самым Вы сэкономите на транспорте и расселении гостей.
- Уточните у площадки, какие дополнительные услуги Вы можете получить бесплатно (техническое оснащение, цветные скатерти, красивая посуда)
- При выборе площадки обращайте внимание на стулья. Красивые и стильные стулья не нуждаются в декоре!
- Стоимость аренды в несезон или будний день (пн-чт) будет гораздо ниже, нежели, чем в выходные, праздничные и пиковые свадебные дне (красивые и популярные даты).
Пример стоимости банкета одной из московских площадок
АРЕНДА ПЛОЩАДКИ
ПРИМЕР РАСЧЕТА СТОИМОСТИ БАНКЕТА
Задаем условия:
50 гостей
(Берем максимальную стоимость по фуршету и меню)
Площадка Х (цены выше)
Дата свадьбы 06.06.2020
ФОРМУЛА ДЛЯ РАСЧЕТА
⇓ ⇓ ⇓
АРЕНДА ПЛОЩАДКИ 150000 + МЕНЮ НА ПЕРСОНУ 50*4000=200000 + ФУРШЕТ НА ПЕРСОНУ 50*500=25000 + 10% СЕРВИСНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ 22500 + ПРОБКОВЫЙ СБОР НА АЛКОГОЛЬ 50*200=10000
ИТОГО 407500
⇑ ⇑ ⇑
Обратите внимание, что не у всех площадок есть аренда! Например у ресторанов в черте города только стоимость меню на человека. НО! В большинстве случаев есть минимальный депозит.
А теперь подводные камни!!! Рассмотрим на примере…
Вы видите рекламу от ресторана: “Приходите к нам! Аренды нет!!! Стоимость меню на 1 гостя 2500 руб..”.
Вы мысленно в голове посчитали на 50 гостей, банкет обойдется 125000 руб. СУПЕР!!!
Приходите в ресторан, и начинает все всплывать:
- Меню от 2500 руб. на чел. Менеджер предлагает ознакомиться с предложением, Вы смотрите и понимаете, что при этих 2500 на чел. гости просто напросто уйдут со свадьбы голодными!!! Начинаете корректировать меню и получаете не 2500 на чел., а 3500 на чел. На 50 гостей получается уже 175000.
- Не забудьте прибавить сервисный сбор 10%. А это уже 192500 руб.
- Нужен фуршет? 500 руб. с чел. +25000 руб. А с фуршета тоже 10% сервисный сбор. Еще +10%, а именно +2500 руб.
- Хотите привезти свой алкоголь? Пробковый сбор 200 руб. с чел. +10000 руб. И не забудьте, что сам алкоголь тоже придется покупать!!! Прибл. 25000 руб.
- А потом вам сообщают, а у нас депозит от 300000 руб. Что это значит? А значит это, что минимальная сумма заказа 300000 руб. И здесь очень важно уточнить, входит ли сервисный и пробковый сборы в этот депозит.
Что получаем?
Меню составило 175000 + фуршет 25000 = 200000 руб.
Сервисный сбор 17500 + фуршет 2500 = 20000 руб.
Пробковый сбор 10000 руб.
Смотрите, что получается:
У ресторана есть минимальный депозит 300000 руб.
- Сервисный и пробковый сбор входит в депозит = ваше меню+сервисный+пробковый сбор = 230000 руб. Вам необходимо дозаказать еще на 70000 руб. (300000 – 230000) в общей сложности.
- Сервисный и пробковый сбор НЕ входит в депозит – ваше меню 200000. Вам необходимо дозаказать на 100000. При этом сервисный сбор будет уже рассчитан от 300000. Т.е. банкет МИНИМАЛЬНО обойдется 300000 (меню) + 30000 (сервисный сбор) + 10000 (пробковый сбор) = 340000 руб. Не забывайте также про напитки и свадебный торт.
НУ КАК ВАМ? Пришли в ресторан с надеждой потратить 125000 руб. А в итоге вышло минимально 300000 руб.
|
ОБЯЗАТЕЛЬНО УТОЧНЯЙТЕ ВСЕ УСЛОВИЯ АРЕНДЫ И БАНКЕТА ДО ПОСЕЩЕНИЯ ПЛОЩАДКИ
|
ПОДВЕДЕМ ИТОГИ
Важные моменты
- Если свадьба будет проходить за городом, предупредите гостей, в основном девушек, чтобы они взяли запасную обувь без каблуков
- Определите ответственного, того, кто будет проводить финальные расчеты с подрядчиками в день свадьбы
- Не забудьте покормить подрядчиков, которые работают более 4-х часов (фотограф, видеограф, ведущий, декораторы, координатор)
- Если окончание вашего праздника предполагает фейерверк или файер-шоу, не забудьте уточнить у площадки, возможно ли это
- Наличие гардероба будет существенным преимуществом, т.к. верхняя одежда и сумки на стульях гостей не очень эстетично смотрятся на свадебных фотографиях.
- Утвердите с менеджером площадки, что необходимо привезти накануне или утром перед свадьбой. Определите, кто этим займется.
- Обязательно проверьте систему кондиционирования или отопления в зависимости от сезона
- Уточните время начала монтажа с декораторами и утвердите с менеджером, чтобы их точно пропустили к определенному времени, и было все необходимое техническое оснащение для их работы.
