Урок 4.7. Координация в день свадьбы
Работа службы координации.
Вы придумали концепцию, выбрали площадку, определились с декоратором, подобрали ведущего, фотографа и видеооператора, определились с программой праздника и развлечениями, купили платье и костюм, договорились с визажистом, подобрали транспорт, отрепетировали танец и выездную регистрацию, со всеми заключили договор и внесли предоплату…
Вы проделали огромную работу!
А Вы продумали, кто будет контролировать работу всех подрядчиков в день мероприятия?
Это могут быть родители или лучшая подруга? Или Вы решили нанять распорядителя?
Так вот… Если Вы все же пришли к выводу, что Вам необходим распорядитель/координатор, давайте рассмотрим, чем он Вам может быть полезен и что не входит в круг его обязанностей!
Что же входит в круг обязанностей координатора?
Координатор:
- Знакомится с проделанной Вами работой и всеми нюансами. Может помочь скорректировать план свадебного дня (тайминг).
- Связывается со всеми подрядчиками накануне мероприятия, подтверждает и утверждает план дня, рассылает необходимую информацию для некоторых подрядчиков.
- В день свадьбы координатор контролирует работу всех специалистов и следит за таймингом.
- Контролирует общую атмосферу праздника, помогает гостям при возникновении вопросов.
- Помогает невесте, если вдруг необходима помощь с переодеванием, например, перед первым танцем.
- Если Вы привозите свой алкоголь – следит, за тем, чтобы ни одна бутылочка не пропала.
- В конце дня рассчитывается со всеми подрядчиками.
- Помогает красиво завершить вечер и ничего не забыть.
- Остается на демонтаж, чтобы в последствии не было никаких неприятных сюрпризов.
В зависимости от того, сколько координаторов присутствует в день мероприятия, у каждого есть своя зона ответственности. Обычно, как минимум, это 2 координатора – один находится с Вами с самого утра, встречает визажиста, флориста с букетом, фотографа, может помочь фотографу при съемке сборов акцентировать внимание на необходимых деталях. В зависимости от программы контролирует обстановку в ЗАГСЕ, направляет и помогает гостям.
Второй координатор находится на площадке и контролирует все процессы, связанные с подготовкой, встречает декораторов, контролирует банкетную службу ресторана, встречает ведущего, Ди-джея, помогает им сориентироваться и начать подготовку, встречает гостей.
Координатор НЕ должен:
- Создавать концепцию мероприятия
- Писать сценарный план программы
- Искать подрядчиков
- Верстать смету
- Раскладывать/устанавливать/развешивать декоративные элементы (гладить текстиль, раскладывать карточки рассадки, вешать баннеры и т.д.)
- Создавать прическу и макияж невесте
- Осуществлять клининг площадки
- Доставлять оборудование, заказанные декоративные элементы
- Выносить микрофон и реквизит программы
- Упаковывать и погружать алкоголь, тяжелые подарки, реквизит
- Украшать торт живыми и неживыми цветами
- Нести ответственность за денежные / ценные вещи и подарки, оставленные без присмотра
- Вызывать такси всем гостям мероприятия
И т.д.
Как же отобрать координатора?
Качаем список вопросов к координатору
Если же Вы все-таки не прибегаете к помощи координатора, ниже представлен пакет необходимых документов, которые помогут ничего не упустить из виду при самостоятельной координации.
Скачать “Пакет документов по координации свадебного дня”