Защищено: Bride Expert

Защищено: Bride Expert

Урок 4.7. Координация в день свадьбы

Работа службы координации.

Вы придумали концепцию, выбрали площадку, определились с декоратором, подобрали ведущего, фотографа и видеооператора, определились с программой праздника и развлечениями, купили платье и костюм, договорились с визажистом, подобрали транспорт, отрепетировали танец и выездную регистрацию, со всеми заключили договор и внесли предоплату…

Вы проделали огромную работу!

А Вы продумали, кто будет контролировать работу всех подрядчиков в день мероприятия?

Это могут быть родители или лучшая подруга? Или Вы решили нанять распорядителя?

Так вот… Если Вы все же пришли к выводу, что Вам необходим распорядитель/координатор, давайте рассмотрим, чем он Вам может быть полезен и что не входит в круг его обязанностей!

Что же входит в круг обязанностей координатора?

Координатор:

  1. Знакомится с проделанной Вами работой и всеми нюансами. Может помочь скорректировать план свадебного дня (тайминг).
  2. Связывается со всеми подрядчиками накануне мероприятия, подтверждает и утверждает план дня, рассылает необходимую информацию для некоторых подрядчиков.
  3. В день свадьбы координатор контролирует работу всех специалистов и следит за таймингом.
  4. Контролирует общую атмосферу праздника, помогает гостям при возникновении вопросов.
  5. Помогает невесте, если вдруг необходима помощь с переодеванием, например, перед первым танцем.
  6. Если Вы привозите свой алкоголь – следит, за тем, чтобы ни одна бутылочка не пропала.
  7. В конце дня рассчитывается со всеми подрядчиками.
  8. Помогает красиво завершить вечер и ничего не забыть.
  9. Остается на демонтаж, чтобы в последствии не было никаких неприятных сюрпризов.

В зависимости от того, сколько координаторов присутствует в день мероприятия, у каждого есть своя зона ответственности. Обычно, как минимум, это 2 координатора – один находится с Вами с самого утра, встречает визажиста, флориста с букетом, фотографа, может помочь фотографу при съемке сборов акцентировать внимание на необходимых деталях. В зависимости от программы контролирует обстановку в ЗАГСЕ, направляет и помогает гостям.

Второй координатор находится на площадке и контролирует все процессы, связанные с подготовкой, встречает декораторов, контролирует банкетную службу ресторана, встречает ведущего, Ди-джея, помогает им сориентироваться и начать подготовку, встречает гостей.



Координатор НЕ должен:

 

  1. Создавать концепцию мероприятия
  2. Писать сценарный план программы
  3. Искать подрядчиков
  4. Верстать смету
  5. Раскладывать/устанавливать/развешивать декоративные элементы (гладить текстиль, раскладывать карточки рассадки, вешать баннеры и т.д.)
  6. Создавать прическу и макияж невесте
  7. Осуществлять клининг площадки
  8. Доставлять оборудование, заказанные декоративные элементы
  9. Выносить микрофон и реквизит программы
  10. Упаковывать и погружать алкоголь, тяжелые подарки, реквизит
  11. Украшать торт живыми и неживыми цветами
  12. Нести ответственность за денежные / ценные вещи и подарки, оставленные без присмотра
  13. Вызывать такси всем гостям мероприятия

И т.д.


Как же отобрать координатора?

Качаем список вопросов к координатору

Список вопросов координатору


Если же Вы все-таки не прибегаете к помощи координатора, ниже представлен пакет необходимых документов, которые помогут ничего не упустить из виду при самостоятельной координации.

Скачать “Пакет документов по координации свадебного дня”